Op de bres voor 1IVN, maar dan wel democratisch én transparant
In 2021 gaan stichting IVN en vereniging IVN op in één vereniging. Chrit van Ewijk en Annemarie van der Rest – respectievelijk voorzitter en penningmeester van IVN Den Haag en omstreken – maken zich hard voor een meer democratische en transparante vereniging. Hoe? Ze staken hun vrije tijd in het herzien van de voorgestelde statuten. Hun belangrijkste motivatie hiervoor? De positie van de Raad van Toezicht terugbrengen naar haar kerntaak, namelijk toezicht houden én van de Landelijke Raad een minder passief orgaan maken. Lees hieronder een weergave van het gesprek met twee bevlogen, slimme en betrokken IVN’ers.
Een simpel advies of denkrichting naar de Landelijke Raad over de positie van de Raad van Toezicht in de toekomstige statuten was voor jullie niet genoeg. Jullie klommen in de pen en herschreven de lijst van bevoegdheden van de Raad van Toezicht. Waarom is dit belangrijk voor jullie?
Chrit: ‘Er zit een zwakke plek in de statuten met betrekking tot de rol van de Raad van Toezicht. Die zwakke plek hebben wij eruit willen halen. Zelf heb ik me hierbij vooral laten inspireren door een handboek over stichtings- en verenigingsrecht1. Er zijn verschillende varianten voor statuten voor een vereniging mogelijk. Zo kan de mate waarin leden van een vereniging zich met elkaar verbonden voelen en samenwerken strek verschillen. De statuten die de notaris heeft voorgelegd gaan uit van een model van een Landelijke Raad met leden die geen of weinig onderlinge verbondenheid voelen.
Een gevolg daarvan is dat de rollen van de Bestuurder en de Raad van Toezicht veel te stevig worden aangezet. Daarmee past dit model onvoldoende bij de manier waarop IVN met haar democratische structuur en heldere bottom-up afstemmingscultuur is opgebouwd’.
Annemarie: De Landelijke Raad is heel mooi getrapt opgebouwd. Een vereniging als IVN verdient het om zo’n goede en mooie transparante structuur te hebben omdat wij allemaal met vrijwilligers werken. De waardering voor en inzichten en ervaringen vanuit die vrijwilligers moet je op alle niveaus willen doorzetten. Transparantie helpt daarbij. Ik heb zelf twee toezichthoudende rollen bij Dunea en CE Delft, een adviesbureau voor Energietransities. Daarnaast heb ik in mijn werk als Manager voor Veiligheid, Gezondheid en Milieu bij Shell Nederland Zelf mogen ervaren hoe belangrijk het is dat managementtaken met betrekking tot besturen, toezicht houden en besluitvorming bij een organisatie goed geregeld en transparant zijn.
Het minutieus herschrijven van de statuten. Hoeveel tijd zit daarin?
Chrit: ‘Haha, je kunt wel zeggen dat daar dagen werk in zit! We hebben alle 43 bevoegdheden van de Raad van Toezicht doorgeakkerd. We hebben zoveel mogelijk van haar bevoegdheden proberen om te zetten naar consultatie verplichtingen voor Bestuur en Landelijke Raad. Met het eerder genoemde handboek in de hand en Annemarie’s kennis en ervaring waren we samen een goed team’.
Jullie hebben het aangepaste voorstel nu bij de notaris neergelegd. Echter, omdat het eerder voorgestelde model van de statuten in de beginfase al bij de rechtbank gedeponeerd is, kan deze niet zomaar herroepen worden. En moet er nu ongeveer twee jaar gewacht worden, tot het evaluatiemoment van de huidige statuten om de aanpassing via de Landelijke Raad door te voeren. Is dat niet heel jammer?
Chrit: Op zaterdag 12 december 2020 is ons stuk in de Landelijke Raadsvergadering besproken. Er waren veel regio’s van wie we direct bijval kregen voor de aanpassingen. Mede hierom is het inderdaad jammer dat de aanpassingen niet direct meegenomen kunnen worden. Om daar iets positiefs tegenover te stellen: wel is besloten om de evaluatie van het huidige model eerder te laten plaatsvinden dan pas over twee jaar. Daarnaast zal het projectteam dat het juridische proces van 1IVN bewaakt langer in de lucht blijven om dit voorstel ook echt op de agenda te houden’.
Annemarie: ‘We hebben ons in dit proces ook wel afgevraagd waarom het zo gegaan is. De stichting en de vereniging werken nu natuurlijk op een bepaalde manier samen en dat moest één geheel worden. Daar is een model bij gezocht wat vanuit dat perspectief passend leek voor de fusie. Dat is op zich begrijpelijk, maar dan leg je jezelf ook vast. Als we hadden gezegd, we beginnen met een blanco papier en gaan met elkaar in gesprek hoe we willen besturen en toezicht houden, dan was je waarschijnlijk op het spoor uitgekomen dat wij nu met terugwerkende kracht aankaarten’.
IVN heeft jullie dus eigenlijk ook echt nodig gehad als (een van de ) kritische lezers om de zwakke plekken van de statuten aan het licht te brengen?
Annemarie: ‘Ja. En ik vind daarbij ook: laten we als toekomstige vereniging van vrijwilligers en medewerkers meer gebruik maken van de expertise die er al binnen de vereniging is. Nodig leden uit om ook vooraf mee te denken en voorstellen in te brengen, zoals wij dat nu hebben gedaan. We pleiten voor een structuur die ervoor zorgt dat expertise uit het veld gemakkelijk naar boven komt, en dat de ideeën die er leven bij IVN medewerkers ook getoetst kunnen worden aan de ervaringen van de leden’.
Chrit: ‘Met de aanpassingen die wij hebben gedaan geven we de Landelijke Raad meer slagkracht, ruimte en macht om direct voorstellen te kunnen doen richting het landelijk bestuur. Een van de middelen hiervoor, dat er sowieso komt, is de agendacommissie’.
Annemarie vult aan: ‘Deze agenda-commissie is nodig voor de werkbaarheid. Stel je hebt een raad van dertig mensen, dan moet je in die raad een aanspreekpunt hebben. Deze kan vervolgens met een paar collega’s overleggen wat er met een bepaald discussie punt moet gebeuren, alvorens het onderwerp in de hele raad ter sprake te brengen.
Om dit model echt goed te laten werken, is het ook belangrijk dat de leden van de Landelijke Raad deze verantwoordelijkheid ook kunnen dragen. Anders gezegd: hoe houd je de kwaliteit van de Landelijke Raad op peil? Is daar nog iets voor nodig?
Annemarie: ‘Het is heel belangrijk om ten minste één keer per jaar een zelf-evaluatie te organiseren en te bespreken of het nog loopt zoals we willen dat het loopt en of iedereen het idee heeft dat hij of zij voldoende gehoord wordt. De toekomstige Raad van Toezicht zou hier ook op moeten toezien.
Even terug naar het begin. Jullie hebben een prachtig voorstel ingediend dat het democratisch gehalte van IVN vergoot en ook zorgt voor een verbeterde kwaliteit van de statuten waarin de kerntaken van de Raad van Toezicht, Landelijke Raad en het Landelijk Bestuur beter omschreven worden. Hoe groot achten jullie de kans dat jullie aanpassingen over twee jaar doorgevoerd zijn in de nieuwe statuten?
Chrit: ‘80%’.
Annemarie: ‘Ik ben zelf nooit bij de Landelijke Raad geweest dus dat is voor mij moeilijk in te schatten. Maar ik hoop natuurlijk 100%’.
Chrit wil tot slot nog iets belangrijks kwijt: ‘We willen ook toewerken van een vereniging naar een beweging. Als je daarin alle 30.000 leden mee wil krijgen, moeten we er – naast het willen uitstralen van een beweging naar buiten toe – ook intern voor zorgen dat we een structuur hebben waarin goede lokale ideeën en initiatieven gemakkelijk opschaalbaar zijn’.
Ben je nieuwsgierig naar het handboek dat Chrit raadpleegde om de kwaliteit van de statuten te verbeteren? Dit handboek kun je gratis downloaden via de site van CB Online
1 Handboek Stichting en Vereniging, Stichting, vereniging, coöperatie en onderlinge waarborgmaatschappij, civielrechtelijk en fiscaalrechtelijk beschouwd, Derde herziene druk, Onder redactie van: Prof. mr. J.J.A. Hamers Prof. mr. C.A. Schwarz Prof. mr. D.F.M.M. Zaman Zutphen 2018
